לוגו שחור

טיפים לבחירת אולם לאירועים עסקיים

כיצד להפוך את האירוע שלכם לבלתי נשכח

אירוע עסקי – כזה שנועד לימי גיבוש לעובדי החברה, להצגת פיתוחים עסקיים חדשים, לגיוס משקיעים ולקוחות – דורש מענה הולם של אולם האירועים שבו הוא מתקיים. בין אם ברצונכם לשדר יוקרה וכובד ראש ובין אם לארגן אירוע קליל וכיפי – הנראות והאיכות של המקום יכולות להרים את האירוע לשמיים או להפוך אותו לכישלון. אז כדי לעבור אותו בהצלחה המרבית, הנה טיפים מועילים לבחירת אולם לאירועים עסקיים.

מיקום

ייתכן שמצאתם מתחם אירועים מעוצב להפליא ונוסך השראה, אולם אם הוא לא ממוקם באזור הנכון – סיכוי גדול שרבים מהמוזמנים שלכם לא יגיעו לאירוע החשוב שלכם. כך, למשל, אם אתם חברת הייטק מתל אביב, ויש לכם גם אורחים מחו"ל שמתאכסנים בעיר, אין שום סיבה להרחיק מחוץ לה, גם אם המחיר של האולמות בערים הקרובות נמוך יותר. הקהל שאיתו אתם באים במגע דורש נוחות, כמה שפחות בזבוז זמן, ולעיתים גם את הווייב של העיר ללא הפסקה. אף אחד לא רוצה לקיים אירוע שנדרשה שעה ויותר להגיע אליו – במצב זה הסיכוי הסביר הוא שרבים מהאורחים יגיעו לאירוע המושקע שלכם קצרי רוח ועייפים.

שטח האולם

מיותר לציין שהאולם חייב להיות מותאם למספר המוזמנים – אם הזמנתם 100 איש והכנסתם אותם לאולם שיכול להכיל 300 או 500 איש – הדבר ייצור תחושה של ריקנות, חוסר הצלחה (לכאורה, חוסר היענות מספיק של האורחים) וגם קור. לעומת זאת, אם הזמנתם 200 איש לאולמון שיכול להכיל 50 אורחים – גרמתם לצפיפות בלתי נסבלת, לתחושת מחנק ואולי גם לתחושה של האורחים כי ניסיתם לחסוך בהוצאות ולקמץ באירוח. בכל מקרה, אנשים זקוקים למרחב מינימלי בין אחד לשני, אך גם לא למרחב גדול מדי. אולם בגודל המתאים יוכל להבטיח אווירה ומצב רוח מתאימים.

העיצוב

לא פחות חשוב – לדעת לעצב את החלל שבחרתם. במיוחד באירועים עסקיים, שבהם הצד המקצועי הוא בעל חשיבות מרכזית, חשוב שעיצוב המרחב יתאים לסוג האנשים שהזמנתם, למהות האירוע ולמה שאתם רוצים לשדר באמצעותו: עיצוב הייטקיסטי עם מסכים, עיצוב כפרי להשקת יין או מזון, עיצוב רך ונשי להשקת מוצרי קוסמטיקה, עיצוב אורבני לתצוגת אופנה, עיצוב ססגוני ליום כיף, וכו'. חלק מהאולמות יספקו לכם את העיצוב בעצמם, ובחלק מהמקרים עדיף להביא מעצב משלכם שידבר בראש שלכם. העיצוב כולל גם את התאורה, עיצוב השולחנות, כרטיסי ביקור וברכה, פליירים ורול-אפים, ועוד.

טכנולוגיות

כל אירוע עסקי דורש את הטכנולוגיות שלו, בין אם לצורך הצגת מצגות, מערכות הגברה לנואמים ולמוסיקה, מקרני וידאו, עטי לייזר ומסך, יכולת להאפיל את החלל לצורך הקרנה של סרטים ומצגות, וכו'. רוב האולמות מצוידים בעזרים אלה, כולם או חלקם, ולכן הקפידו לברר מה האולם יכול לספק. את השאר – תצטרכו להביא בעצמכם.

כיבוד

חלק בלתי נפרד מהצלחת האירוע שלכם הוא הכיבוד שתגישו לאורחים. במקום מנות סטנדרטיות מומלץ לגוון – הן באיכות המזון והן בדרך הגשתו. מנות שף מקובלות כיום באירועים עסקיים יוקרתיים, כשדרך ההגשה משדרת לאורחים יוקרה, איכות חיים, ומכאן גם איכות החברה שלכם. שתייה חריפה מתאימה, מתאבנים בכניסה, וכמובן מנות כשרות הם חלק מהנושאים שאתם צריכים לקחת בחשבון.

גודל השולחנות

אם אתם רוצים לחבר בין אורחים שונים לצורך מינגלינג, שיוביל אולי להצעות עסקיות או להשקעות פוריות – עדיף לעשות זאת בשולחנות קטנים יחסית, שבהם מספר הסועדים לא יעלה על 10. כך תושג אינטימיות ויכולת היכרות טובה יותר של האורחים. לעומת זאת, אם ברצונכם ליצור אווירה כיפית של כמה שיותר אנשים שישרו על המקום ווייב חזק – תוכלו לבחור בשולחנות גדולים יותר.

מספר מלצרים לשולחן

אינכם רוצים שהאורחים הנכבדים שלכם ייעלבו או יתעצבנו משום שאין די מלצרים לשרת אותם. חשוב לברר עם האולם כמה מלצרים עומדים לשרת כל שולחן.

התקציב

כדי להפיק אירוע מהחלומות יש צורך גם בהגדרת תקציב מתאימה. כדי להגיע לשילוב הטוב ביותר שבין איכות האולם, הכיבוד, האביזרים והחלל – ערכו סקר שוק. ייתכן שתעדיפו לספק חלק מהדברים בעצמכם (למשל, שירות קייטרינג שלכם), או לחסוך ולהסתפק במה שהאולם יכול להציע לכם בתקציב מוגבל יותר. בכל מקרה – הגדירו לעצמכם את סדרי העדיפויות כדי לדעת במה אתם רוצים להשקיע ובמה לא. כמובן – ערכו סקר שוק מקיף של מחירים לפני קבלת החלטה.

המלצות

כמעט מיותר לציין – אבל תמיד דאגו להמלצות של מי שכבר התנסה באירוע עסקי באותו אולם. אין חכם כבעל ניסיון. אל תסמכו רק על אתר אינטרנט מרשים ועל הבטחותיהם של בעלי האולמות. בחירת אולם לאירועים עסקיים היא עניין כבד ראש.

צור קשר

5000 ש"ח הנחה לסוגרים אירוע!

דילוג לתוכן